Nová centralizovaná databáze ubytovaných bude představovat unikátní zdroj informací o tom, kdo, kde, kdy a s kým byl ubytován. Veškeré informace o ubytovaných osobách, které se mají podle návrhu MMR do portálu zapisovat, vycházejí z už existujících zákonných povinností. V tomto ohledu navíc dojde z hlediska práce s daty k pozitivní změně. Všechny údaje budou uchovávány v zašifrované podobě s maximálním využitím bezvýznamových identifikátorů místo konkrétních jmen a údajů. Přístup k nim bude mít pouze omezený okruh institucí. Jednotlivé úřady pak budou mít přístup jen k těm údajům, které nezbytně potřebují ke své činnosti a na které mají už dnes ze zákona nárok. Veškeré přístupy do systému budou navíc zapisovány a monitorovány.
 
Například živnostenské úřady uvidí jen adresy a registrační čísla ubytovatelů, přístup k údajům o ubytovaných osobách mít nebudou. Správce poplatku může už dnes kdykoliv nahlížet do evidenční knihy, v níž jsou ty samé informace, které budou v portálu eTurista. I přístup pro správce poplatku bude několikafázový. Na první straně uvidí pouze celková čísla bez uvedení konkrétních jmen. Teprve v případě, že nastane důvod pro hlubší kontrolu, bude si moci zobrazit určitou osobu. Před tím, než dojde k zobrazení, bude muset vyplnit důvod náhledu a přidat číslo jednací řízení, v němž jsou tyto údaje zjišťovány. Stejně tak policie má právo kdykoliv nahlédnout jak do domovní, tak i evidenční knihy. MMR bude mít přístup do portálu pouze jako správce systému, tedy na bázi údržby.
 
Dalším problémem je fakt, že povinnost je rozšiřována i na ubytovatele, kteří dosud povinnost hosty evidovat ne-měli. Ve všech obcích bez rozdílu již dnes ubytovací zařízení musejí evidovat ubytované cizince. Zde tedy k žádné změně nedochází. Drtivá většina hotelů zároveň používá hotelové systémy, ve kterých již dnes evidenci hostů vedou, a to i v případech, kdy tuto povinnost nemají ze zákona. Pro majitele či provozovatele jde o důležité informace pro případ, kdy dojde například k poškození majetku nebo nezaplacení ubytování. Nyní je za řádné nakládání s údaji zapsanými v ubytovací a hotelové knize zodpovědný přímo ubytovatel. Nejde tak žádným způsobem zjistit, kdo, kdy a proč do knih nahlížel, ani že jsou již nepotřebná data řádně skartována/smazána. Tyto funkce budou nově obsaženy přímo v registru. Dojde tím k posílení ochrany dat a jejich uchovávání bude pouze na nezbytně nutnou dobu. Osobní údaje ubytovaných tak budou lépe chráněny, než je tomu dnes. Naopak je tu velké spektrum ubytovatelů, kteří své evidenční povinnosti neplní a stát nebo obce přicházejí o významné množství příjmů svých rozpočtů, případně o informace o ubytovaných cizincích.
 
MMR zadalo zakázku na vývoj portálu dřív, než příslušnou legislativu schválili zákonodárci. Z případných změn budou plynout další finanční nároky. Smlouva s dodavatelem počítá se všemi možnými situacemi, včetně povinnosti zapracování případných pozměňovacích návrhů, které by mohly změnit způsob fungování registru. K předání díla proto dojde až po odsouhlasení novely zákona zákonodárci. Základní funkce systému jsou však jasné. Předpokládaná hodnota zakázky byla 50 milionů korun, ale vysoutěžena byla nakonec za 28,4 milionu. Zároveň podle našich výpočtů se po spuštění portálu vynaložené prostředky do rozpočtu státu násobně vrátí. Propočty MMR hovoří o tom, že stát z neregistrovaných ubytovacích zařízení ročně přichází na daních o skoro 800 milionů korun. Dalších 55 milionů ročně pak tratí obce na poplatcích z pobytů. Jde ale o vcelku mírný odhad, protože velikost šedé ekonomiky se nedá jednoduše změřit.
 
Výběrové řízení vyhrála stejná firma, která stojí za „neúspěšným“ projektem digitalizace stavebního řízení. Bude to další digitalizační průšvih. Firma InQool splnila veškerá kritéria zakázky. Na základě platné legislativy a předpisů neexistoval legitimní důvod, na základě kterého by bylo možné ji ze zadávacího řízení bylo možné vyřadit. Kromě systému DSŘ má navíc na kontě řadu jiných projektů úspěšně realizovaných pro různé instituce státní a veřejné správy. Zároveň neexistuje podezření, že by za neúspěchem stála tato společnost. MMR také počítá s 6měsíčním pilotním provozem, do kterého zapojí co nejširší spektrum budoucích uživatelů. Cílem je včas vychytat možné nedostatky. Pilotní provoz začne pravděpodobně v polovině roku 2025.
 
Jde o další systém státu, který podnikatelům akorát přidělá práci. Jediný krok, který budou muset udělat navíc nyní už řádně zaregistrovaná a daně odvádějící zařízení, je samotná registrace na portálu. V důsledku této registrace jim pak bude přiděleno registrační číslo. To je jediný úkon, který nynější “standardní” ubytovatele čeká navíc. Získají ale možnost plnit svoje evidenční povinnosti na jednom místě. Údaje předávané přes eTuristu nebude muset ubytovatel zapisovat opakovaně do různých databází, jako tomu je nyní.

Návrh byl projednáván s Asociací hotelů a restaurací i Svazem měst a obcí ČR. Obecný koncept obě sdružení přijala jako vhodný, v některých případech by uvítala i jeho rozšíření na další subjekty. Podobné systémy jsou používány také v celé řadě dalších států Evropy.

Proč musejí ubytovatelé evidovat dané údaje? Identifikace osoby v systému je nutná pro správu poplatku z pobytu. Zákon o ubytovacím poplatku je stavěn tak, že ubytovatel odpovídá za správný výpočet a výběr ubytovacího poplatku, který odvádí obci. Musí si tedy pro případnou kontrolu vést evidenční knihu, kde má údaje o všech svých hostech. V případě, že za nějakou osobu poplatek neodvedl, musí být schopen jí identifikovat a prokázat, z jakého důvodu byla osvobozena od placení poplatku. V případě cizinců jde také o bezpečnost ČR. Se vstupem ČR do schengenského prostoru stát ztratil informace o osobách, které vstupují na naše území (s výjimkou vstupu na mezinárodních letištích) a ztrátu těchto informací je nutné alespoň částečně kompenzovat. Jejich evidence u ubytovatelů je tak vyžadována cizineckou policií.

Zákon nepomůže vyřešit problémy krátkodobého ubytování v soukromí přes online platformy nebo s nepoctivými podnikateli. On-line platformy (Airbnb apod.) budou mít nově povinnost zeptat se každého hostitele, který na nich bude chtít zveřejnit svojí nabídku ubytování, zda se nachází v oblasti, v níž se uplatňuje povinnost registrace, a pokud ano, neumožnit zadání nabídky bez toho, aniž by hostitel vyplnil registrační číslo nabízené jednotky. Platformy pak budou povinny ve stanovených intervalech zasílat informace o fungování příslušného registračního čísla. Platformy také budou muset pravidelné provádět namátkové kontroly pravdivosti prohlášení hostitelů.

Ačkoli jde o systém, který bude zpracovávat obrovský objem citlivých dat, tak nedošlo před vstupem do legislativního procesu a sepsáním paragrafového znění k povinnému zhodnocení dopadu na ochranu osobních údajů, jak vyžaduje zákon. Tato analýza je již skoro hotová a určitě bude k dispozici před třetím čtením v Poslanecké sněmovně. MMR nebere otázku ochrany osobních dat na lehkou váhu, ale považuje ji za prioritu. Navíc se jedná se o systém, který je klasifikován jako kritická infrastruktura státu. Z toho vyplývají další požadavky na bezpečnost a zajištění systému.