Provozovatel cestovní agentury (dále jen „cestovní agentura“) je podnikatel, který je držitelem živnostenského oprávnění k provozování živnosti ohlašovací volné „Výroba, obchod a služby neuvedené v přílohách 1 až 3 živnostenského zákona“ a má zapsán obor živnosti volné č. 71 „Provozování cestovní agentury a průvodcovská činnosti v oblasti cestovního ruchu“.
Cestovní agentura je oprávněna nabízet prodej a zprostředkování prodeje jednotlivých služeb cestovního ruchu nebo kombinací jednotlivých služeb cestovního ruchu, které nejsou zájezdem ani spojenými cestovními službami nebo na které se nevztahuje zákon č. 159/1999 Sb. (§ 1 odst. 2 zákona - zájezdy nebo spojené cestovní služby 1. na dobu kratší než 24 hodin, jestliže nezahrnují nocleh, 2. jejichž nabízení, prodej nebo zprostředkování není činností vykonávanou podnikatelským způsobem, nebo 3. zakoupené osobou na základě rámcové smlouvy o pořádání pracovních cest souvisejících s její obchodní činností, podnikáním nebo povoláním). Cestovní agentura může organizovat kombinaci služeb cestovního ruchu výhradně za účelem nabídky a prodeje cestovní kanceláři. Cestovní agentura může zprostředkovávat prodej zájezdů konečným zákazníkům pouze v případě, že tyto jsou pořádány cestovní kanceláří. V rámci provozování uvedené živnosti lze dále prodávat věci související s cestovním ruchem, zejména vstupenky, mapy, plány, jízdní řády, tištěné průvodce a upomínkové předměty.
Cestovní agentura tedy v žádném případě nesmí organizovat nebo nabízet zájezdy určené konečným zákazníkům. Nemůže ani nabízet a zprostředkovávat zájezdy, které pořádá subjekt, jenž není cestovní kanceláří.
Smlouvy o zájezdu, jejichž uzavření zprostředkovala cestovní agentura, musejí být vždy uzavřeny jménem pořádající cestovní kanceláře. Cestovní agentura na smlouvách vystupuje pouze jako zprostředkovatel.
Cestovní agentura musí, kromě povinností podle zákona č. 455/1991 Sb., o živnostenském podnikání, ve znění pozdějších předpisů, označit provozovnu a jiné materiály určené zákazníkovi slovy „cestovní agentura“.
Cestovní agentura je dále povinna v propagačních, nabídkových a jiných materiálech, včetně jejich elektronických forem, vždy informovat, pro kterou cestovní kanceláře je prodej zájezdu zprostředkováván. V případě nabízení zájezdu prostřednictvím internetových stránek musí být tato informace uvedena zřetelně na stejné úrovni internetové stránky jako podstatné informace o zájezdu.
Na žádost zájemce o uzavření smlouvy o zájezdu je cestovní agentura povinna předložit k nahlédnutí doklad o pojištění záruky pro případ úpadku pořádající cestovní kanceláře (tzn. pojistku) nebo doklad o sjednání bankovní záruky pro případ úpadku pořádající cestovní kanceláře. U cestovních kanceláří usazených mimo území České republiky pak cestovní agentura musí na žádost zájemce být schopná přeložit k nahlédnutí úředně ověřený překlad oprávnění k provozování cestovní kanceláře v zemi usazení pořádající cestovní kanceláře a doklad potvrzující, že pořadatel zájezdu je zajištěn pro případ svého úpadku.
Pokud cestovní agentura zprostředkovává prodej zájezdů pro cestovní kancelář, která je usazena mimo území České republiky, je povinna o této skutečnosti předem informovat Ministerstvo pro místní rozvoj a zároveň s tím ministerstvu doložit příslušné dokumenty.
Je také nezbytné, aby cestovní agentura zákazníkovi před tím, než mu zprostředkuje možnost uzavření smlouvy o zájezdu, poskytnula informace na příslušném formuláři stanoveném vyhláškou Ministerstva pro místní rozvoj č. 122/2018 Sb.
Zprostředkovává-li cestovní agentura uzavření smlouvy o zájezdu prostřednictvím prostředků komunikace na dálku (internet, telefon apod.) musí poskytnout zájemci s dostatečným předstihem informace podle § 9 zákona č. 159/1999 Sb.
Cestovní agentura je také povinna přijímat zprávy, požadavky nebo stížnosti a reklamace zákazníků týkající se jí zprostředkovaných zájezdů. Veškeré od zákazníka obdrživší podněty cestovní agentura bez zbytečného odkladu předá cestovní kanceláři, která je pořadatelem zájezdu.