Odborníci z ASWA dnes na odborném semináři zdůrazňovali, že digitalizace neznamená vyvíjet na všechno složité aplikace a softwarová řešení. Digitalizace má sloužit jako prostředek zefektivnění, zlepšení nebo zlevnění provozu nějakého procesu. Jde o chytré nástroje, které řeší konkrétní problémy, mají jasnou přidanou hodnotu a dají se dlouhodobě udržovat. Proto je vedle pořizovací ceny třeba brát v úvahu i další faktory. „Vidíme, že dobře promyšlená potřeba na straně veřejné správy a kvalitně připravené zadávací řízení vedou k tomu, že stát nakupuje řešení, která přináší užitek, jsou dlouhodobě udržitelná a efektivní. V důsledku toho, pak může být státní správa efektivnější a skutečně digitální. Nebudou tak vznikat systémy a aplikace, které do roka od spuštění nikdo nepotřebuje,” komentuje Martin Burián, člen ASWA. Podle něj nejde jen o metodiku, ale i o selský rozum: zvážit, kdy má smysl investovat do softwaru a kdy třeba stačí jednodušší řešení. 

Podle zkušeností ASWA už navíc platí, že transparentní a dobře připravená zadávací řízení na veřejné IT zakázky zvyšují důvěru dodavatelů, kteří mají následně chuť se do zadávacích řízení znovu hlásit. „Naše poslední zkušenosti z veřejných zakázek, kde jsme působili jako konzultanti, ukazují, že pokud je zadávací řízení vypsáno pečlivě, má zadavatel na výběr mezi násobně více nabídkami, které jsou navíc i velmi kvalitní. Zároveň i nevybraní dodavatelé z takových tendrů odchází s pocitem férové soutěže. Rádi se pak znovu do podobně připravené zakázky přihlásí. Věřím, že již existující příklady dobré praxe budou inspirací pro další úředníky. Cesta k modernímu digitálnímu státu začíná právě dobře připraveným zadáním,” popisuje Vratislav Zima, předseda Asociace softwarových agentur, která dnes dopoledne pořádala seminář pro zástupce veřejné správy o dobré praxi ve veřejných zakázkách.

Předběžné tržní konzultace: Účinný, ale často opomíjený pomocník

Institut předběžných tržních konzultací je součástí zákona o zadávání veřejných zakázek (č. 134/2016 Sb.) už od října 2016. Zadavatelům přímo umožňuje ještě před vypsáním soutěže zcela legálně a transparentně jednat s odborníky nebo potenciálními dodavateli, a to i s každým zvlášť. Pomáhá tak lépe si ujasnit možnosti řešení. Přesto se tento nástroj stále využívá spíše výjimečně. Oficiální data sice chybí, ale podle zkušeností ASWA o něm zadavatelé často vůbec nevědí, nebo je prostě z různých důvodů nevyužijí. Přitom jde o jedno z nejefektivnějších opatření, jak zlepšit kvalitu zadání, a tím i výsledný produkt. Včasná a otevřená komunikace veřejné správy o vlastním záměru s potenciálními dodavateli pomáhá srozumitelněji popsat potřeby projektu, předejít zbytečným chybám a soutěžit reálné a funkční řešení za rozumnou cenu. A to je krok, ze kterého nakonec těží úplně všichni.

„Díky předběžným tržním konzultacím jsme dokázali lépe popsat naše očekávání. Navíc jsme se v zadání vyhnuli formulacím, které by mohly dodavatele mást nebo omezovat. Ve výsledku to ušetřilo čas všem,” popisuje svoji zkušenost Tomáš Vlček, vedoucí finančního odboru Městského úřadu Žďár nad Sázavou.

Jen institut předběžné tržní konzultace ale nestačí. Doporučovanou dobrou praxí je mít na straně zadavatele silného Product ownera. Tedy někoho, kdo řídí dodávku z hlediska funkcionalit a cílů projektu. Někoho, koho zajímá nejen spuštění produktu, ale i jeho následný provoz a rozvoj. Právě dlouhodobost záměru vede mnohem pravděpodobněji k úspěšnějšímu produktu či službě. Martin Burian z ASWA k tomu ještě dodává: „Z praxe víme, že když má projekt svého jasně určeného product ownera, tedy člověka, který drží směr, rozumí potřebám uživatelů a cítí odpovědnost za výsledek, zvyšuje se šance, že vznikne funkční a dlouhodobě udržitelná služba. V komerčním světě je běžné, že na straně objednatele je vždy osoba, která ví proč potřebuje investovat finanční prostředky a celý vývoj pak z pohledu produktového zadání řídí. Když má někdo skutečně na starosti, aby služba dávala smysl i po letech, zvyšuje to šanci, že peníze neskončí v nefunkčním řešení. Veřejné zakázky na IT mohou těžit z těchto zkušeností úplně stejně jako soukromý sektor.”

Dnešní akce se konala pod záštitou Ministerstva pro místní rozvoj České republiky. Ministerstvo si je dobře vědomo výzev, které moderní digitalizace přináší a snaží se podporovat inovativní přístupy a měnit zavedené pořádky. Eva Pavlíková, vrchní ředitelka sekce IT Ministerstva pro místní rozvoj, k tomu dodává: „I díky neziskovým platformám jako je ASWA, víme, co v praxi funguje. Stávající legislativa nám umožňuje dělat věci lépe a mám radost, že se to postupně daří. Jak zadávací řízení s posílením kvalitativních kritérií, tak i předběžné tržní konzultace jsou cestou, jak se posunout kupředu. Pokud se nám podaří doplnit týmy o kvalifikované odborníky s praxí, věřím, že výsledky se brzy dostaví.”

Nejen cena musí rozhodnout o finálním dodavateli 

Dobře připravené zadávací řízení je výhodné pro stát i dodavatele. Když veřejná správa věnuje čas důkladné přípravě zakázky – od úvodního product discovery, přes předběžné tržní konzultace, až po jasně definovanou roli product ownera – vzniká zadání, které nejen splňuje technické požadavky, ale je i realistické, srozumitelné a orientované na efekt. 

Zakázky postavené na více parametrech než jen na nejnižší ceně, s důrazem na postupný (agilní) vývoj a vlastnictví dat na straně zadavatele – veřejné správy, vedou k lepším výsledkům. Umožňují flexibilně reagovat na změny a zajistit dlouhodobou životaschopnost digitálních řešení. Takto nastavené zadávací řízení v konečném důsledku nejen šetří peníze a čas, ale díky němu se stát stává respektovaným zákazníkem, který ví, co chce a jak to získá. To pak motivuje i dodavatele, pro něž jsou klíčová jasná očekávání, férové podmínky a příležitosti pro kvalitní práci. A to celkově přináší lepší výsledky. „Právě proto tvrdíme, že na přípravě zadávacího řízení se nevyplatí šetřit. Jeho podcenění může vést k časovým průtahům dodání služby či ji výrazně prodražit,” upozorňuje Jakub Chalupa, projektový manažer ASWA.
 
Podobný názor má i Mgr.Zdeněk Navrátil, ředitel Vysočina Tourism: „Turistický portál www.vysocina.eu je pro nás naprosto zásadní z hlediska propagace Vysočiny nejen pro domácí, ale i zahraniční návštěvníky. Nestavíme nový web pro jednu sezónu. I proto jsme chtěli připravit zakázku s velkým důrazem na kvalitu, otevřenost a dlouhodobou udržitelnost. Věříme, že když je zadání promyšlené a srozumitelné, přiláká to ty správné partnery, což se zatím potvrzuje,“ popisuje s odkazem na zadávací řízení, které bylo předmětem case study prezentované na dnešním odborném semináři.

„Takto zadaná poptávka veřejné zakázky se nám dobře připravuje. Je jasné, co se od nás očekává, a díky tomu se můžeme soustředit na to, co umíme nejlépe,” popisuje Aleš Bžatek CEO společnosti SIMPLO, která se dlouhodobě věnuje vývoji webových a softwarových řešení a pravidelně se účastní veřejných zakázek v oblasti IT. Jde o firmu, jež uspěla v zakázce pro Vysočina Tourism, která byla zadána podle výše popsaného klíče.

Pozitivní hodnocení zadávacího řízení se ale dočkáme i z úst zástupce dodavatele, který nebyl v zakázce pro Vysočina Tourism tentokrát úspěšný. „V naší agentuře máme zkušenost s prací pro veřejný sektor - pracovali jsme například pro Český rozhlas. Takže by nás samotná technická práce na veřejných IT zakázkách zajímala, ale od účasti nás často odradí podmínky nebo neměnné jednostranně výhodné smlouvy. Proto jsme rádi za zadávací řízení jakým byla zakázka pro Vysočina Tourism. Hodnocení zde bylo rozděleno do čtyř kritérií, která se významně přibližují komplexnímu rozhodovacímu procesu i u B2B projektů. Absenci hodnocení kvality a nastavení dlouhodobého provozu vnímáme jako největší bolest mnoha jiných zadávacích řízení, kam se nehlásíme,” popisuje zkušenosti agentury Freely její CEO a Co-founder Jan Nagy.

Data jako nejcennější aktivum moderního státu 

Podle odborníků z ASWA je součástí dobrého zadávacího řízení, a s ním i konečného produktu či služby, i to, že vlastníkem a správcem veřejných dat je stát, respektive veřejná správa. Musí mít svá data pod svou správou a mít metodiku, jak data ukládat, chránit a poskytovat svým občanům, kdykoliv bude potřebovat. To pak jednou může vést i k tomu, že budou na komerční bázi vznikat nové služby, které naplňují potřeby občanů, aniž by k tomu byly potřeba další veřejné zdroje. 

„Kvalita rozhodnutí je přímo úměrná kvalitě zdrojových dat. Proto platí, že kdo má data je král. Na několika příkladech z poslední doby je patrné, co vlastnictví dat může přinést. Chceme, aby nedocházelo k překvapením jako tomu bylo u příkladu Digitálního stavebního řízení. Kdy se zjistilo, že uživatelská data jsou uložena u dodavatele a ten jen za jejich převedení na stát požaduje stovky milionů korun (zdroj: Seznam Zprávy). Data se dají využít třeba k tomu, jak ušetřit. Například analýza dlouhodobě sbíraných dat zdravotních pojišťoven ukázala, že cílená prevence je efektivnější a levnější než následná léčba. A proto i VZP v roce 2023 navýšila výdaje na prevenci na 7,2 miliardy Kč a v roce 2024 počítá s růstem až na 9 miliard (zdroj: Zdravotnický Deník). Data o platbách odvodů a daní zveřejněná MPSV pomáhala změnit veřejné mínění kolem “výhodnosti” podpory Ukrajiny Českou republikou. A takových příkladů může přibývat. Podle nás je čas začít využívat potenciál, který obrovské množství uložených dat má,” uzavírá Martin Burián z ASWA.

V datech je skrytý i rozvoj celé občanské společnosti. Proto by si je už od začátku všech IT projektů měla veřejná správa pečlivě hlídat a zohledňovat v zadávacích řízeních. Toto hlavní aktivum musí zůstat v rukou veřejné správy a je stejně podstatné jako silný product owner, nebo vypsání záměru tak, aby zohledňoval víc než jen nabídnutou cenu. Při dodržení těchto podmínek bude dle zástupců ASWA digitalizace nejen odpovídat současným potřebám, ale také umožní flexibilní a dlouhodobý rozvoj systémů veřejné správy a státu.

Asociace Softwarových Agentur (ASWA)
je sdružení softwarových agentur, které podporuje etické zásady, open source řešení a digitalizaci veřejného sektoru. Od roku 2020 sdružuje vývojářská studia a odborníky na IT právo. Jejím cílem je implementovat moderní postupy do vývoje softwaru pro efektivnější využívání veřejných prostředků a pomáhat klientům při vývoji webových a mobilních aplikací.
Mezi příklady dobré praxe dnes na odborném semináři ASWA zmínila projekty pro Ministerstvo kultury nebo pro město Žďár nad Sázavou, ukázala i spolupráci s Vysočina Tourism.