Ve věci pořizování územního plánu (který se vydává formou OOP) je nutné vést spis za přiměřeného použití § 17 správního řádu ve spojení s § 174 odst. 1 správního řádu. Součástí spisu by měly být jen ty písemnosti, které by mohly mít na proces pořízení územního plánu a na jeho výslednou podobu takový esenciální vliv, aby bylo přezkoumatelné, jakým způsobem byl celý proces pořízení veden a proč a jak se podoba návrhu územního plánu v procesu jeho projednání vyvíjela. Spis by naopak neměl obsahovat komunikaci ryze „neformální“ či pouze okrajového významu k pořizování územního plánu. Listina má být do spisu založena až po jejím vytvoření nebo u odesílaných až po jejím odeslání.
Správní orgán umožní nahlédnout do spisu osobám, které prokáží právní zájem nebo jiný vážný důvod a nebude-li tím porušeno právo dalších dotčených osob nebo veřejný zájem. Zpravidla se bude jednat o osoby, kterých se projednávaný návrh týká, a které mohou mít důvod proti němu uplatnit námitky či připomínky. Podmínkou pro nahlédnutí do „nezveřejněných“ dokumentů ve spisu je prokázání právního zájmu nebo jiného vážného důvodu na nahlédnutí do právě těchto konkrétních listin, které například mohly vést k nevyhovění námitce nebo připomínce apod. V případě, že na základě posouzení podle § 38 odst. 2 správního řádu dospěje orgán územního plánování k závěru, že odepře žadateli nahlížet do spisu nebo jeho části, vydá o tom usnesení podle § 38 odst. 5 správního řádu, kde s odkazem na příslušné ustanovení zákona srozumitelným a přezkoumatelným způsobem odůvodní toto odepření. Při posuzování právního zájmu nebo jiného důležitého důvodu lze jako důvod odepření nahlížení do spisu odkázat na „neúplnost rozpracovaných dokumentů – listin“.
S právem nahlížet do spisu je spojeno právo činit si výpisy a právo na to, aby správní orgán pořídil kopie spisu nebo jeho části. Toto právo nelze „oprávněným“ osobám upřít, nicméně jej lze „omezit“ při odepření nahlížet do celého spisu a umožnění nahlížet jen do jeho části.