Každé stavbě je přidělen jedinečný identifikátor, podle něhož může být v systému stavba nalezena. Platí přitom, že veškeré stavby a zařízení na území České republiky musí být v tomto systému evidovány. Pokud stavba doposud přidělené identifikační číslo nemá, pak jí toto číslo přidělí v rámci probíhajícího řízení příslušný stavební úřad, resp. ten vyšle žádost do systému, který číslo přidělí. 

Stavbou se přitom rozumí „stavební dílo, které vzniká stavební nebo montážní činností ze stavebních výrobků, materiálů nebo konstrukcí za účelem užívání na určitém místě“. Zdaleka tedy nepůjde jen o klasické stavby v podobě domů, ale o jakákoli stavební díla, tedy například věže, mosty, sloupy, kanalizaci apod. Podle okolností může být stavbou také pouze její část, případně i změna dokončené stavby. 

Samotný identifikátor je takzvaně bezvýznamový, to znamená, že jednotlivé jeho pozice se nebudou lišit například dle toho, o jaký typ stavby půjde. Stejně tak při změně parametrů či účelu užívání stavby se identifikační kód nebude nijak měnit.

Jeho složení je čtyřmístné označení roku, pomlčka a šestimístný alfanumerický kód. Díky unikátnímu kódu může vlastník stavby, architekt či úředník stavebního úřadu získat údaje o historii, technických specifikacích či změnách provedených na stavbě.

Přístup k evidenci staveb a záměrů bude pro veřejnost zajištěn Portálem stavebníka a pro úřady zajištěn prostřednictvím Informačního systému stavebních řízení nebo integrací přes propojený datový fond.

Evidence staveb a záměrů je plně propojená s dalšími službami státu, jako je např. katastr nemovitostí, základní registry, centrální registr vodoprávní evidence, digitální mapa veřejné správy či další informační systémy v propojeném datovém fondu (PPDF).