Evidence dokumentů
Jak postupovat, když je dokument zaslán datovou schránkou přímo úřadu místo do ISSŘ?
Pokud je dokument zaslán do datové schránky úřadu, úřad má následující možnosti:
- Přeposlat dokument do centrální datové schránky ISSŘ (ID: kbt8xbr): Pracovníci centrální podatelny dokument následně zaevidují a předají na konkrétní úřad.
- Zaevidovat podatelnou úřadu: Podatelna úřadu zaeviduje dokument ve své spisové službě a předá jej na stavební úřad. Stavební úřad následně dokument zaeviduje v ISSŘ a ve spisové službě úřadu poznamená, že dokumenty jsou vedeny v samostatné evidenci dokumentů. Tímto postupem může dojít k situaci, kdy k jednomu dokumentu existují dvě různá čísla jednací. První číslo vznikne zaevidováním dokumentu přijatého datovou schránkou v eSSL, druhé číslo jednací vznikne zaevidováním do ISSŘ. Hlavními identifikátory dokumentů a spisů budou ty, které přidělí informační systémy stavební správy, nicméně lze v rámci metadat uvést i jiné číslo jednací.
Jak postupovat, když je žádost podána v listinné podobě na podatelně úřadu?
Digitalizace stavebního řízení nebrání žadatelům podávat žádosti fyzicky na podatelnách obcí. Pokud žadatel podá žádost v listinné podobě na podatelně úřadu, je nutné tento dokument naskenovat a zaevidovat ve spisové službě a poté jej předat na stavební úřad. Doporučuje se provést autorizovanou konverzi a dokument převést z listinné do digitální podoby. Dojde-li k autorizované konverzi do digitální podoby, je možné původní listinnou podobu skartovat. Stavební úřad následně dokument zaeviduje v ISSŘ a ve spisové službě úřadu poznamená, že dokumenty jsou vedeny v samostatné evidenci dokumentů.
Pokud je k žádosti vyžadováno přidat dokumentaci (BPP balíček), je potřeba informovat žadatele, aby dokumentaci doplnil prostřednictvím portálu stavebníka.
Jak má dotčený orgán postupovat při přijetí žádosti?
Postup přijetí žádosti a evidence dokumentů je shodný pro stavební úřad i dotčený orgán. Postup najdete v Obecné příručce, kapitola 8 a následující. Příručku naleznete zde: Ministerstvo pro místní rozvoj ČR – Informační systém stavebních řízení (gov.cz).
Jak řešit situaci, kdy je podání žádosti doručeno na nesprávný úřad?
Pokud žádost přišla analogově (v papírové podobě) nebo datovou schránkou, je třeba postupovat podle interních předpisů k postoupení dokumentů, které úřadu nepřísluší.
V případě, že žádost přišla do ISSŘ, je třeba vytvořit nové řízení a dokument o postoupení kvůli nepříslušnosti. Následně je možné dokument předat na příslušný úřad.
Jaký je postup pro opravu chybně zaevidovaného dokumentu?
V takovém případě je třeba servisní zásah. Obraťte se prosím na e-mail digitalizace@mmr.gov.cz.
Jak jsou označeny způsoby doručení dokumentů?
Způsoby doručení dokumentů jsou označeny podle toho, zda byly doručeny skrz portál stavebníka, datovou schránku nebo analogově.
Jakým způsobem jsou úřady informovány o nových žádostech?
Žádosti přijdou do ISSŘ na konkrétní úřad a úředníci jsou o doručení informováni notifikací jako o novém úkolu.
Jaké jsou součásti přišlých žádostí a kde je najdu?
Žádost vždy dorazí jako dokument ve stavu Ke zpracování. BPP balíček se automaticky objeví v záložce Záměry v sekci Dokumentace. BPP balíček je dokument druh BPP balíček a je v pohledu Dokumenty (u záměru záložka Dokumenty). Jeho obsah je v záložce Dokumentace.
Jak z podané žádosti vytvořím řízení? Jak spojím žádost s rozhodnutím, případně výzvou k doplnění a stanovisky dotčených orgánů?
Po zaevidování dokumentu žádosti obdržíte od systému ISSŘ úkol Určit způsob zpracování, který nabízí čtyři možnosti:
- pouze zaevidovat - beru na vědomí;
- vložit dokument do záměru - doplnění dokumentace;
- řízení;
- vložit dokument do řízení.
Typicky se postupuje založením řízení, přiřazení k záměru je automaticky nabídnuto systémem.
Všechna řízení ke konkrétnímu záměru (včetně řízení vedených u dotčených orgánů) jsou sdružena pod jednu spisovou značku tohoto záměru.
Co dělat, když při založení řízení není automaticky nabídnuto přiřazení k záměru?
V takovém případě je třeba:
Jít na žádost, zkopírovat ID dokumentace.
Jít na záměr, vyfiltrovat záměr podle ID dokumentace.
Zkopírovat číslo jednací z detailu záměru.
V úkolu Určit způsob zpracování dohledat záměr zkopírováním čísla jednacího do pole Existující záměr.
Jak řešit situaci, kdy dokument nemá žádný přidělený úřad?
Ministerstvo pro místní rozvoj pravidelně kontroluje nepřiřazené dokumenty a přiřazuje je příslušným úřadům. Pokud i přesto naleznete nepřidělený dokument, je třeba napsat na e-mail digitalizace@mmr.gov.cz.