Vypravení dokumentů
Jakým způsobem jsou doručovány listinné zásilky fyzickým osobám, které nemají zřízenu datovou schránku?
Doručování fyzickým osobám, které nemají datovou schránku, probíhá pomocí služby České pošty hromadná konverzní pošta. ISSŘ odešle dokument do speciální datové schránky České pošty, která ho autorizovanou konverzí převede z elektronické do listinné podoby a doručí jako klasický dopis. Tato služba umožňuje orgánům veřejné moci vyhotovovat veškerou korespondenci plně elektronicky a využívat jednotného rozhraní pro odesílání zásilek v elektronické podobě všem adresátům bez ohledu na to, zda mají, nebo nemají datovou schránku. Odesílatel poté obdrží doklad o doručení písemnosti nebo potvrzení o nemožnosti písemnost doručit a případné důvody nedoručení. Informace o doručení nebo nedoručení zásilky se automaticky načítají do ISSŘ.
Jakým způsobem probíhá vypravování dokumentů mezi úřady v systému ISSŘ?
Ve výchozím nastavení probíhá vypravování dokumentů mezi úřady prostřednictvím datové schránky. Dokument je odeslán elektronicky a doručení je následně evidováno v záložce „Vypravení“. Lze využít i možnost interního vypravení nastavením způsobu komunikace u daného subjektu. Tento způsob doručení však nevede ke generování doručenky.
Jak postupovat při osobním předání dokumentu v ISSŘ?
V případě osobního vypravení dokumentu je třeba u příslušného účastníka řízení nastavit způsob komunikace na „Osobně“. Pro doložení osobního předání doporučujeme vyhotovit předávací protokol podepsaný oběma stranami a nahrát jej jako dokument do řízení v ISSŘ. Doručenku (potvrzení o převzetí) k osobnímu předání lze následně nahrát v záložce „Vypravení“ u konkrétní osoby.
Jakým způsobem jsou v Informačním systému stavebního řízení (ISSŘ) evidovány doručenky podle způsobu vypravení zásilky?
V ISSŘ se doručenky evidují odlišně podle způsobu vypravení zásilky. Níže jsou uvedeny jednotlivé typy a odpovídající způsob evidence:
Hybridní pošta
Doručenky jsou skenovány Českou poštou a následně předávány do elektronické spisové služby (eSSL). Odtud jsou automaticky nahrávány do ISSŘ. Doba zpřístupnění doručenky v ISSŘ závisí na rychlosti zpracování a předání dat ze strany České pošty. Zároveň je automaticky zaznamenáno skutečné datum doručení.
Datová schránka
Po doručení zprávy do datové schránky (buď přihlášením oprávněné osoby do datové schránky, nebo po uplynutí zákonné lhůty pro tzv. fikci doručení) je vygenerován soubor typu ZFO, který slouží jako doručenka a je automaticky načten do ISSŘ. Náhled doručenky ve formátu ZFO v systému ISSŘ není možný, doporučujeme si nainstalovat program pro zobrazování ZFO souborů (např. Form Filler) a po stažení doručenky si ji v tomto programu zobrazit.
Osobní doručení
V případě osobního doručení je nutné, aby uživatel doručenku ručně nahrál do ISSŘ prostřednictvím funkce „Nahrát doručenku“.
Interní vypravení
V tomto případě se převzetí neeviduje ve formě doručenky, protože se jedná o interní předání bez formálního potvrzení.
Je možné vyznačit právní moc rozhodnutí na základě jiného data doručení, než jaké uvádí ISSŘ?
Ano, právní moc rozhodnutí se vždy vyznačuje na základě právního posouzení konkrétní situace, nikoli pouze podle technického údaje uvedeného v systému ISSŘ. Datum doručení zobrazené v ISSŘ představuje faktické datum, kdy byla písemnost skutečně doručena. Tento údaj je přebírán z informací poskytnutých doručovatelem.
Je však důležité si uvědomit, že posouzení doručení ve smyslu právních norem je vždy věcí příslušného úředníka. Ani ISSŘ, ani doručovatel nemohou vyhodnocovat právní účinky doručení. Pokud například nastala právní fikce doručení dříve než fyzické doručení listiny, je na úředníkovi, aby tuto skutečnost zohlednil při vyznačení právní moci.
Proč se u vypraveného dokumentu stále zobrazuje čeká na vypravení?
Pro zjištění aktuálního stavu vypravení a nahrání doručenky do ISSŘ je možné využít v záložce vypravení akční tlačítko “Ruční synchronizace stavu vypravení”, která ověří údaje se spisovou službou. Pokud je i poté stav “Čeká na vypravení”, nebyl dokument vypraven z důvodu chyby v dokumentu.
Pro identifikaci konkrétní chyby a jejího řešení kontaktujte digitalizace@mmr.gov.cz.
Jak řešit problém s nedostatečně vyplněnou adresou?
Při založení osoby je přebírána adresa ze záměru či je zadaná úředníkem. Na tuto adresu je dokument vypravován. Tyto adresy bývají často neúplné, a proto dochází k odmítnutí vypravení pro nedostatečnou adresu. V okamžiku ověření osoby se Vám zobrazí adresa ze základních registrů (ztotožněná data), kterou můžete příslušným tlačítkem zkopírovat a přepsat. Tím dojde k opravě či doplnění adresy v záměru, která bude odpovídat ověřené adrese ze základních registrů. Bližší informace viz Nedostatečně nebo chybně vyplněné údaje.
Jak postupovat, pokud nelze v ISSŘ dohledat účastníka řízení podle IČO nebo jde o zahraniční právnickou osobu?
Pokud v rámci řízení potřebujete obeslat subjekt, který není v ISSŘ dohledatelný podle IČO, není uveden mezi dotčenými orgány, nebo se jedná o zahraniční právnickou osobu, je možné jej do systému přidat ručně.
Postupujte následovně:
Zadejte subjekt jako právnickou osobu.
Při zadávání zaškrtněte volbu „Nelze ztotožnit / Zahraniční společnost“.
Tímto způsobem bude subjekt vložen do systému bez nutnosti automatického párování s registrem osob.
Po uložení můžete subjektu standardně vypravit dokument v rámci řízení.
Je možné odeslat dokument osobě, která není účastníkem řízení?
Ano, v rozdělovníku je možné přidat libovolnou osobu.
Jak se určuje způsob komunikace u osoby v rozdělovníku?
V řízení na záložce účastníci řízení/DO vyberte příslušného účastníka řízení a zvolte ikonu tužky pro úpravu daného účastníka/DO. Zobrazí se Vám okno s daty, které je možno editovat. V poli způsob komunikace vyberte příslušný způsob, kterým chcete z účastníkem/DO komunikovat.
Jak probíhá vypravení dokumentů na doručovací adresu v systému ISSŘ?
Při nastavování způsobu komunikace je možné zvolit možnost „Poštou na doručovací adresu“. U dané osoby je pak možné vyplnit doručovací adresu a na tuto bude dokument vypraven.
Jak v ISSŘ správně doručovat veřejnou vyhláškou a kde najdu potřebný formulář?
Veřejná vyhláška je způsob doručení, nikoli samostatný formulář v ISSŘ. Postupujte tedy v rámci řízení standardním způsobem a jako způsob doručení zvolte „Vyhláškou“.
V systému ISSŘ je nutné dokument nejprve odeslat do datové schránky úřadu, odkud jej lze stáhnout a následně vyvěsit na úřední desku v souladu s interními předpisy vašeho úřadu. Přímé vyvěšení dokumentu na úřední desku prostřednictvím ISSŘ v současnosti není možné.
Po uplynutí zákonné lhůty vyvěšení je třeba doručení ukončit. Pokud je úřední deska elektronická, bývá do centrální podatelny doručeno potvrzení o sejmutí dokumentu. V případě fyzické úřední desky doporučujeme vyhotovit přípis o sejmutí, který následně vložíte jako dokument do řízení v ISSŘ.
Co je autorizovaná konverze dokumentu?
Autorizovaná konverze je úřední proces převodu dokumentu z elektronické do listinné podoby nebo naopak, přičemž je zaručeno, že výstupní dokument je plnohodnotným a právně závazným ekvivalentem originálu.
Jaké bezpečnostní prvky obsahuje výstup automatizované konverze do listinné podoby?
Každý list obsahuje:
Textovou hlavičku s označením, že jde o „výstup automatizované konverze“ včetně čísla doložky, data konverze a stránkování (např. strana 2/3).
Mikronápis a giloš v zápatí stránky (opticky variabilní prvky chránící před paděláním).
Výstupy jsou tištěny na papír s volným okrajem 15 mm v záhlaví i zápatí pro umístění ochranných prvků.
Jak poznám, že výstup z konverze je kompletní a nebyl pozměněn?
Každý výstup je logicky spojen pomocí:
Číslování stran,
Uvedení údajů o provedené konverzi (číslo doložky, datum konverze),
Specifikace, že se jedná o výstup z moci úřední.
Na základě těchto prvků lze jednoduše ověřit celistvost dokumentu – že žádná strana nechybí ani nebyla vyměněna.
Co se stane s elektronickým podpisem při převodu do listinné podoby?
Elektronický podpis z původního dokumentu není graficky zobrazen v listinné podobě. Informace o elektronickém podpisu jsou uvedeny v konverzní doložce, která je součástí výstupu (obvykle na poslední straně dokumentu).
Je výstup z automatizované autorizované konverze považován za originál?
Ano. Díky ochranným prvkům a konverzní doložce je takový výstup považován za originál s právní účinností, a nikoli pouze za prostou kopii. Je tedy právně závazný pro správní řízení i jiné úřední účely.